关于境外票据网上报账实行网上报账的通知
各位老师：
为更好地方便老师们报账，减少往返财务处的时间，我们将于11月1日开始实施境外票据网上报账。为加快网上报账进程，现上传一份《境外票据网上报销指南》供老师们参考，烦请老师们按照指南实施，如有不便，敬请谅解，多谢老师们的支持与配合啦。
计划财务处
境外票据网上报销指南
境外票据报销均需网上申报并打印报销单，经财务负责人、财务秘书、项目负责人审核签字同意后，统一交给财务秘书。
一、校内教职员工和学生临时出国差旅费网上报销操作流程（材料请按照如下顺序摆放）：
1
、差旅费报销单，经财务负责人、财务秘书、项目负责人审核签字。
2
、校内教职工附《湖南大学出国（境）申请报告单》，在校学生附《湖南大学在校学生出国（境）申请单》
3
、邀请函，请翻译邀请函中的重要信息，例如邀请方名称、邀请方所在地、邀请的时间、
邀请方安排食宿情况等。
4
、机票、车票等有效凭证并翻译途经的地点名称。
（
1
）在国内用人民币购买的，附航空运输电子客票行程单或发票以及登机牌。
（
2
）在网上购买及外币支付的，附电子机票、登机牌、刷卡记录等。
5
、住宿发票及刷卡记录，翻译发票中的重要信息，如住宿人姓名、住宿地点、住宿时间等。
6
、如发生以下其他费用，请附相关费用的有效票据：
（
1
）会议注册费：附会议通知、注册费发票、刷卡记录，注册费等人民币金额超过
2000
元的，需办理转账手续或直接刷公务卡。
（
2
）签证费：附签证费发票、刷卡记录。
（
3
）保险费。
二、邀请国外专家来华网上报销操作流程（材料请按照如下顺序摆放）：
1
、差旅费报销单，经财务负责人、财务秘书、项目负责人审核签字。
2
、邀请函。
3
、机票、车票等有效凭证并翻译途经的地点名称。如在国外购买及外币支付的，附电子机票、登机牌、刷卡记录等。
4
、国内住宿发票。如不予报销住宿发票，请写明事由及原因，经财务负责人审核签字。
三、境外购买材料、图书、设备等须提供以下材料：
1
、国外发票。
2
、设备
1000
元以上（含
1000
元）、材料
5000
元以上（含
5000
元），须到资产管理部门办理验收领用手续；图书
2000
元以上（含
2000
元），须到学校图书馆验收登记。
3
、银行刷卡记录。
4
、附海关完税证明。
四、委托外单位购置进口设备须提供以下材料：
1
、国外发票。
2
、代理手续费发票。
3
、设备验收入库单。
4
、银行水单及银行手续费票据。
5
、进出口货物海关完税证明或免税证明。
6
、进出口设备委托代理采购合同（原件）。
7
、中标通知书。
五、重要信息提示：
1
、以外币计价的发票，能提供银行刷卡记录或银行外汇兑换水单的，按注明的汇率及换算后的人民币金额报销；未能提供或没有明确列示的，按付款当月首日中国银行公布的外汇牌价（中间价）折算成人民币报销。
2
、实际出国时间和出国地点必须与《湖南大学出国（境）申请报告单》或《湖南大学在校学生出国（境）申请单》相符；如不相符，请写明事由及原因，经国际合作交流处批准。
3
、实际报销项目必须与《湖南大学出国（境）申请报告单》或《湖南大学在校学生出国（境）申请单》一致。
4
、如使用公务卡结算，请附刷卡凭条。
5
、请尽可能详细翻译票据信息，翻译信息须用签字笔书写，并经单位财务负责人或项目负责人审核签字或盖章。
6
、请在刷卡记录上标注出与报销相关的记录，并写明此金额所对应的事由。
7
、途中周转地原则上只报销一晚住宿。
8、如部分登机牌丢失，须附护照出入境记录复印件。
